(Laatste wijziging 07-08-2023)

Inleiding

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevens bescherming (AVG) van toepassing, ook voor onze vereniging Concertkoor Rijswijk. Deze nieuwe privacywet geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. Hieronder is ons privacy beleid omschreven en de uitvoering van de AVG uitgelegd. Graag verzoeken we u deze serieus door te nemen en de “akkoordverklaring” van ons privacy beleid te ondertekenen als u als lid, vrijwilliger of anderszins een verbintenis met onze vereniging aangaat.

Welke persoonsgegevens hebben we als vereniging van u en wat doen we ermee?

1. NAW-gegevens: Naam, Adres, Woonplaats en e-mailadres. Die hebben we nodig om te communiceren van bestuur naar leden en omgekeerd en tussen de leden onderling. Voor datzelfde doel worden de telefoonnummers (optioneel NAW onderdeel) gebruikt. Deze NAW gegevens staan met de stemsoort in de ledenlijst, die ook aan de leden ter beschikking wordt gesteld om onderling contacten te kunnen leggen.
2. Geboortedatum, staat alleen op het aanmeldingsformulier en wordt bewaard in de ledenadministratie. Geboortedag en maand worden vrijgegeven voor verjaardagen.
3. Uw pasfoto voor de ledenlijst op de website, t.b.v. herkenbaarheid van de leden onderling.
4. Aanvangsdatum lidmaatschap, afloopdatum lidmaatschap.
5. Uw stemsoort (S-A-T-B). Die hebben we nodig voor de stemgroepindeling.
6. Foto’s gemaakt op een repetitie, een koorweekend, een generale of een concert plaatsen we deels op het openbare deel van onze website of Facebook-pagina, bedoeld voor het interesseren van nieuwe leden en nieuw publiek voor onze concerten. Ook worden deze foto’s gebruikt voor het programmaboekje en PR artikelen in kranten en tijdschriften.

Van welke personen verwerken we de gegevens?

1. Van alle koorleden, projectleden, ereleden, dirigent en begeleiding.
2. De gegevens van de oud-leden worden in een apart bestand bewaard, dat alleen door de ledenadministrateur en het bestuur kan worden ingezien. De gegevens in dit bestand kunnen alleen worden gebruikt voor een uitnodiging voor een reünie o.i.d.

Waar bewaren we de gegevens en wie verwerkt ze?

1. Het bestuur en de ledenadministrateur bewaren alle bovenstaande gegevens en zorgen ervoor dat die tijdig worden aangepast aan gewijzigde omstandigheden. Alleen de actuele gegevens worden bewaard.
2. Alle persoonsgegevens worden op onze website opgeslagen achter een beveiliging van gebruikersnaam en wachtwoord en zijn tevens beveiligd met een back up.
3. De namen van de koorleden die in een concert meezingen worden vermeld in het programmaboekje dat ons publiek krijgt aangeboden.
4. De ledenlijst met de NAW-gegevens en de pasfoto worden door het bestuur en de ledenadministratie bewaard. Na het actualiseren worden de oude lijsten verwijderd.
5. Alle algemene correspondentie van het bestuur aan de leden per mail wordt altijd via de BCC adresbalk verstuurd.
6. De stemadviesresultaten en uw muzikale ervaring worden bewaard door de Coördinator Stemadviezen en zijn alleen beschikbaar voor het bestuur.

Welke gegevens worden gedeeld met anderen?

1. De stemsoort, stemtestresultaten en stemadviezen met de dirigent.
2. De algemene informatie op het “niet beveiligde deel” van onze website is openbaar.

Hoe worden de leden geïnformeerd over het gebruik van hun gegevens?

1. Door middel van deze beleidsnota “ Privacy beleid Concertkoor Rijswijk” die op het openbare deel van onze website is te vinden.
2. Door ondertekening van het aanmeldingsformulier verleent u ook toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens zoals aangegeven op het aanmeldformulier.

Hoe kunnen de leden hun gegevens opvragen en wijzigen?

1. Opvragen bij de ledenadministratie.
2. Wijzigingen doorgeven aan de ledenadministratie.
3. Bij einde lidmaatschap en einde contributiebetaling worden alle gegevens in actuele ledenbestand gewist. De NAW-gegevens worden opgeslagen in een archiefbestand dat gebruikt kan worden voor uitnodigingen zoals voor een reünie o.i.d. Bij regelmatig terugkerende projectleden worden de gegevens 2 jaar na de laatste projectdeelname gewist.
4. In onze financiële administratie worden uw persoonsgegevens (volgens de wettelijke bewaarplicht) 7 jaar bewaard.

Belofte van Concertkoor Rijswijk en uw belofte

1. We willen als vereniging zo weinig mogelijk van u weten, maar bovenstaande informatie is nodig om lekker in ons koor te kunnen zingen en als vereniging te kunnen functioneren. Een belofte: we zullen vertrouwelijk omgaan met uw gegevens zoals hierin omschreven.
2. U als lid, belooft om de gegevens van andere koorleden en van ons koor als totaal uitsluitend te gebruiken voor eigen gebruik en deze niet door te spelen naar externe partijen of openbaar te maken.
3. Wanneer iemand een vermoeden heeft dat er misbruik wordt gemaakt van persoonsgegevens binnen Concertkoor Rijswijk, dient dit gemeld te worden bij het bestuur, zodat er (waar nodig) maatregelen getroffen kunnen worden.
4. Concertkoor Rijswijk zal datalekken melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookie verklaring

Het gebruik van cookies

De website concertkoorrijswijk.nl maakt gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schrijf van uw computer, of het geheugen van uw mobiele telefoon, smartwatch of tablet wordt opgeslagen. Het gebruik van cookies is van groot belang voor het optimaal laten functioneren van onze website, maar ook cookies waarvan u niet direct het effect ziet zijn zeer belangrijk. Dankzij de anonieme gegevens van onze websitebezoekers kunnen we door deze cookies het gebruik van de website verbeteren en deze gebruiksvriendelijker maken.

Toestemming voor het gebruik van cookies

Voor het gebruik van deze cookies" is uw toestemming vereist als u onze website bezoekt. Dit doen wij door middel van een zogenaamd "toestemmingsvenster" wat u onderaan uw scherm aantreft als u onze website voor de eerste maal bezoekt. U wordt gevraagd in dat venster uw toestemming te verlenen door cookies te accepteren. Uw toestemming blijft 30 dagen geldig. Daarna vragen wij uw toestemming opnieuw als u onze website bezoekt.

De gebruikte type cookies en hun doelstellingen

Wij gebruiken de volgende typen cookies:

1. Functionele cookies: hiermee kunnen we de website beter laten functioneren en is het gebruikersvriendelijker voor de bezoeker. Speciale functies zoals "Onthoudt mij" voor ingelogde leden worden door dit soort cookies verzorgd.
2. Analytische cookies: deze zorgen ervoor dat iedere keer wanneer u de website bezoekt er een anoniem cookie wordt gegenereerd. Dit cookie weet of u de website al eerder bezocht heeft of niet. Alleen bij het eerste bezoek, wordt er een cookie aangemaakt, bij volgende bezoeken wordt er gebruik gemaakt van dit reeds bestaande cookie. Dit cookie dient enkel voor statistische doeleinden. Zo worden daarmee de volgende gegevens verzameld:
   1. het aantal unieke bezoekers,
   2. hoe vaak bezoekers de site bezoeken,
   3. welke pagina’s bezoekers bekijken,
   4. hoe lang bezoekers een bepaalde pagina bekijken,
   5. bij welke pagina bezoekers de site verlaten.

Welke derden plaatsen tracking-cookies?

Ingesloten inhoud (embedded content)

Er wordt gebruik gemaakt van inhoud die vanaf andere websites wordt opgehaald en op onze website wordt vertoond. Denk hierbij aan YouTube video’s of geluidsfragmenten. De programmacode van deze ingesloten inhoud maakt vaak gebruik van cookies. Wat deze derden met de cookies en persoonsgegevens doen, kunt u vinden in het privacy beleid van de desbetreffende dienst.

Google Analytics

Concertkoor Rijswijk gebruikt dit uitgebreide stuk gereedschap van Google om tot in detail te kunnen analyseren hoe onze website functioneert en hoe bezoekers door de website heen navigeren en de website gebruiken. We doen die analyses om onze website sneller en gebruikersvriendelijker te kunnen maken en te verbeteren. Om deze analyses te kunnen uitvoeren plaatst ook Google Analytics een tracking-cookie op uw apparaat als u onze website bezoekt. Concertkoor Rijswijk garandeert ten aanzien van Google Analytics dat de volgende maatregelen in het kader van de AVG (aantoonbaar en aanwezig in een dossier) zijn getroffen:

1. we hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten,
2. we hebben de gegevens geanonimiseerd door het laatste gedeelte van uw IP-adres (uw unieke adres op het internet) te maskeren,
3. we hebben alle mogelijkheden die Google aanbiedt om "gegevens met Google te delen" uitgezet,
4. we maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Het blokkeren of verwijderen van cookies

U kunt cookies te allen tijden eenvoudig zelf blokkeren en verwijderen via uw internetbrowser. Ook kunt u uw internetbrowser zodanig instellen dat u een bericht ontvangt als er een cookie wordt geplaatst. U kunt ook aangeven dat bepaalde cookies niet geplaatst mogen worden. Bekijk voor deze mogelijkheid de helpfunctie van uw browser. Als u de cookies in uw browser verwijdert, kan dat gevolgen hebben voor het optimaal en prettig gebruik van deze website.

Nieuwe ontwikkelingen en onvoorziene cookies

Zoals de inhoud van onze website op ieder moment wordt aangepast door voortdurende ontwikkelingen, geldt dit ook voor onze cookie verklaring. Neem deze verklaring daarom regelmatig door om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

Tot slot

Alles is geheim maar in de praktijk is er meestal niets geheim. Zelfs het Zwitserse bankgeheim is opengebroken en Mister Google en Misses Facebook weten vaak meer van je dan je zelf weet. AGV helpt om de privacy te beschermen, maar is geen garantie! Mochten er nog vragen zijn naar aanleiding van deze beleidsnota; bel of mail ons gerust.

Met vriendelijke groet,
Namens het voltallige bestuur en ledenadministratie van Concertkoor Rijswijk.

Bijlage:

Akkoordverklaring Privacy beleid Concertkoor Rijswijk